プライバシーポリシー

Polarys & Company（以下「当社」といいます）は、本ウェブサイト（polarysandco.com、以下「本サイト」といいます）を通じてお預かりする個人情報を、個人情報の保護に関する法律その他の法令を遵守し、次の方針に従って取り扱います。

01事業者の情報

個人情報の取り扱いに関するお問い合わせは、当面のあいだお問い合わせフォームを窓口とします。専用の受付メールアドレスを設ける場合には、本ページに記載します。

02取得する情報

当社が本サイトで取得する個人情報は、次のフォームにご入力いただいた内容です。当社は、本サイトにおいて、これら以外の経路で個人情報を取得していません。

資料請求フォーム（Engagement Guide）

• 氏名（必須）
• 会社名（必須）
• 役職（必須・選択式）
• 会社のメールアドレス（必須）
• 関心のあるサービスライン（任意・選択式・複数可）
• 検討状況（任意・選択式）
• 本ポリシーへの同意の有無

お問い合わせ・初回面談のお申し込みフォーム

• 氏名（必須）
• 会社名（任意）
• メールアドレス（必須）
• お問い合わせの種別（必須・選択式）
• 検討時期（任意・選択式）
• お問い合わせ内容・ご相談の背景（必須・自由記述）
• Engagement Guide をご確認済みである旨のご申告

無料AI診断

診断そのものは匿名です。設問への選択式の回答のみでご利用いただけ、この段階で氏名・連絡先を取得することはありません。診断結果の画面から詳細レポートをお申し込みいただいた場合に限り、次の情報を取得します。

• 氏名（必須）
• 会社名（任意）
• メールアドレス（必須）
• 診断の各設問への回答内容、ならびに回答から算出された総合スコア・軸別スコア・判定区分（レポート作成のため、上記と併せて記録します）

サーバーの記録

上記のほか、本サイトのホスティング事業者（第5項に記載のVercel Inc.）のサーバーでは、サービスの提供および不正利用の防止のために、アクセスの記録（IPアドレス、ブラウザの種類、アクセス日時等）が自動的に記録される場合があります。

なお、自由記述欄には、要配慮個人情報（信条、病歴、犯罪の経歴等）その他ご本人が第三者に知られたくない情報をご入力にならないようお願いいたします。また、ご本人以外の方の個人情報を入力される場合は、あらかじめその方の同意を得たうえでご入力ください。

03利用目的

当社は、取得した個人情報を次の目的で利用します。

• ご請求いただいた資料（Engagement Guide）の送付
• 初回面談の日程調整およびご連絡
• お問い合わせ・ご相談への回答
• 無料AI診断の詳細レポートの作成および送付
• 当社のサービスに関するご案内の送付
• 上記に付随する記録の保管および連絡

これらの目的の範囲を超えて利用する場合には、あらかじめご本人の同意をいただきます。当社は、お預かりした情報を広告配信の目的で利用しておらず、広告事業者へ提供することもしていません。

当社のサービスに関するご案内の送付をご希望にならない場合は、当該メールへのご返信、または第10項の窓口からお申し出ください。お申し出をいただいた後は、ご案内の送付を停止します。

04第三者への提供

当社は、次の場合を除き、お預かりした個人情報を第三者に提供することはしていません。

• ご本人の同意をいただいた場合
• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要があり、ご本人の同意を得ることが困難な場合
• 国の機関等の法令の定める事務の遂行に協力する必要があり、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

本ポリシーの制定時点において、当社が本サイトで取得した情報を第三者へ提供している事実はありません。また、個人データを共同利用することもしていません。次項の外部サービスの利用は、当社が取り扱いを委託するものであり、個人情報の保護に関する法律第27条にいう第三者への提供には該当しません。ただし、委託先が外国にある事業者である場合には、外国にある第三者への提供に関する規律（同法第28条）の対象となるため、次項に定める取り扱いをしています。

05外部サービスの利用と外国への移転

当社は、取得した個人情報の保管および送信の経路として、次の外部サービスを利用しています。いずれも日本国外に所在する事業者であり、お預かりした情報は日本国外のサーバーで保管または処理されます。

• Notion Labs, Inc.（米国）— 商談管理データベースとして、フォームにご入力いただいた内容を保管します。
• Vercel Inc.（米国）— 本サイトのホスティングおよびフォーム送信の経路として利用します。

当社は、この移転についてあらかじめご本人の同意をいただくため、各フォームの送信ボタンの直前に本ポリシーへのリンクを示し、次の方法で同意を確認しています。資料請求フォームでは、本ポリシーに同意する旨のチェックを必須としています。お問い合わせ・初回面談のお申し込みフォーム、および無料AI診断の詳細レポートのお申し込みでは、本ポリシーに同意のうえ送信いただくようご案内しています。移転についてご同意いただけない場合は、フォームを送信なさらず、その旨を添えて別の方法でご連絡ください。

移転先の国（米国）における個人情報の保護に関する制度についての情報、および移転先の事業者が講じる個人情報の保護のための措置については、第10項の窓口までお申し出いただければご説明します。いったんいただいた同意は、同じ窓口からいつでも撤回していただけます。撤回後は、以後の取り扱いを停止し、ご請求に応じて既に取得した情報を削除します。

当社は、外部サービスを選定するにあたり、提供事業者が公表するセキュリティ体制および契約条件を確認しています。利用するサービスを変更した場合には、本ポリシーを更新します。

資料および詳細レポートの送付は、当社の担当者が個別にメールで行っています。本ポリシーの制定時点において、配信の自動化ツールやメール配信代行サービスは利用していません。導入する場合には、本ポリシーを更新します。

06AIの利用について

当社は、日常の業務においてAIツールを利用しています。フォームからお預かりした情報は、ご本人への対応（資料の送付、日程の調整、お問い合わせへの回答、診断レポートの作成）に必要な範囲でのみ取り扱います。

当社は、お預かりした情報を、生成AIモデルの学習用データとして外部に提供することはしていません。AIの利用に関する当社の考え方と運用の概要は、How We Work に記載しています。

07安全管理措置

当社は、取得した個人情報について、次の安全管理措置を講じています。

• 個人情報の取り扱いに関する責任者は、代表者が務めます。
• 取得した情報にアクセスできる者を、業務上必要な範囲に限定しています。
• 本サイトとの通信は、TLSにより暗号化しています。
• 外部への送信や公開を伴う操作は、人による確認を経て行う運用としています。
• 取り扱いを委託する外部サービスについて、提供事業者のセキュリティ体制および契約条件を確認しています。
• 個人データを米国において取り扱うため（第5項）、同国における個人情報の保護に関する制度を把握したうえで、安全管理のために必要な措置を講じています。
• 本ポリシーおよび社内の取扱基準は、取り扱う情報や利用するサービスの変更にあわせて見直します。

当社は小規模な体制であり、従業員の増加や取り扱う情報の変更に応じて体制を見直し、必要な措置を追加します。措置の内容についてご質問がある場合は、第10項の窓口までお問い合わせください。

08保有期間

取得した個人情報は、利用目的の達成に必要な期間、および商談の記録として合理的に必要な期間、保管します。保管の要否は定期的に見直し、保管の必要がなくなった情報は、当社の判断により、またはご本人のご請求に応じて削除します。

09Cookie・アクセス解析

本ポリシーの制定時点において、当社は本サイトにアクセス解析ツールを導入しておらず、解析や広告を目的としたCookieを設定していません。

今後、アクセス解析ツール（Google アナリティクス等）を導入する場合には、導入するツールの名称、取得する情報、利用目的、および取得を無効化する方法を本ポリシーに追記し、本ページで告知したうえで運用を開始します。

ブラウザの設定によりCookieを無効にされた場合でも、フォームの送信を含む本サイトの主な機能はご利用いただけます。

10開示・訂正・利用停止等のご請求

ご本人またはその代理人は、当社が保有する個人データについて、利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止・消去、第三者への提供の停止、および第三者提供に関する記録の開示をご請求いただけます。

ご請求は、お問い合わせフォームからお申し出ください。ご本人であることを確認できる範囲で内容をうかがったうえで、法令の定めに従って対応します。個人情報の取り扱いに関するご意見・苦情も、同じ窓口で承ります。

本ポリシーの制定時点において、開示等のご請求にあたって手数料はいただいていません。手数料を定める場合には、その額を本ページに記載したうえで運用を開始します。

開示等のご請求は、第1項の受付窓口（お問い合わせフォーム）で受け付けます。専用の受付メールアドレスを設ける場合には、本ページに記載します。

11本ポリシーの改定

当社は、法令の改正、取得する情報の変更、利用する外部サービスの変更に応じて、本ポリシーを改定することがあります。改定した場合は、改定後の内容を本ページに掲載し、末尾に改定日を記載します。重要な変更を行う場合には、その内容を本ページ上であわせてお知らせします。